HR-Digitalisierung mit Praxisblick
Digitale Personalakte: Lösung auswählen und Einführung planen
Personalunterlagen zentral organisieren. Zuständigkeiten klären. Ihr HR-Team entlasten.
Arbeitsverträge, Bescheinigungen und weitere Personalunterlagen sollen im Alltag schnell auffindbar sein. Eine digitale Personalakte schafft dafür eine strukturierte Grundlage. Entscheidend ist, dass die Lösung zu Ihren Abläufen, Zugriffsrechten und vorhandenen Systemen passt.
Hier erfahren Sie, welche Funktionen relevant sind, worauf Sie bei Datenschutz und Einführung achten sollten und wie Sie Ihren Bedarf sinnvoll eingrenzen.
Für Unternehmen mit 20 bis 250 Beschäftigten.
Grundlagen
Was ist eine digitale Personalakte?
Eine digitale Personalakte bündelt die für das Beschäftigungsverhältnis erforderlichen Unterlagen einer Person in elektronischer Form. Eine geeignete Software unterstützt die strukturierte Ablage, Suche und Verwaltung dieser Dokumente.
Im Alltag greifen mehrere Dinge ineinander: eindeutige Dokumentenkategorien, passende Zugriffsrechte, klare Zuständigkeiten und geregelte Abläufe für neue Unterlagen. So entsteht eine Akte, die Ihr Team zuverlässig nutzen und pflegen kann.
Ein gemeinsam genutzter Dateiordner ermöglicht eine einfache digitale Ablage. Eine spezialisierte Personalaktenlösung bietet je nach System zusätzliche Funktionen wie dokumentbezogene Berechtigungen, Fristensteuerung, Versionierung und nachvollziehbare Änderungen. Welche davon Sie tatsächlich brauchen, ergibt sich aus Ihren Abläufen.
Stammdaten wie Personalnummer und Beschäftigungsstatus helfen, Dokumente eindeutig zuzuordnen. Legen Sie fest, welches System diese Daten führend verwaltet und wie Änderungen übernommen werden.
Nutzen
Welchen Nutzen bringt die digitale Personalakte im Alltag?
Unterlagen schneller finden
Einheitliche Kategorien und gute Suchfunktionen erleichtern den Zugriff auf Verträge, Nachweise und Bescheinigungen. Das hilft bei Rückfragen, Vertretungen und der Vorbereitung von Gesprächen.
Zusammenarbeit klarer organisieren
HR, Geschäftsführung und weitere berechtigte Personen arbeiten mit einer gemeinsamen, definierten Ablage. Zuständigkeiten und Zugriffsrechte sind gezielt geregelt.
Wiederkehrende Aufgaben vereinfachen
Je nach Software unterstützen Vorlagen, Wiedervorlagen und Freigaben die tägliche Arbeit. Neue Unterlagen werden nach einem einheitlichen Ablauf erfasst und zugeordnet.
Grundlage für weitere HR-Prozesse
Die Akte lässt sich je nach Lösung mit Onboarding, Mitarbeiter-Self-Service oder weiteren HR-Anwendungen verbinden. Welche Verknüpfungen sinnvoll sind, hängt von Ihren Prozessen ab.
Der tatsächliche Zeitgewinn hängt von der bisherigen Arbeitsweise, der Datenqualität und der Nutzung im Team ab. Konkrete Ziele wie kürzere Suchzeiten oder vollständigere Akten machen den Nutzen überprüfbar.
Akteninhalte
Welche Unterlagen gehören in eine digitale Personalakte?
Die Struktur orientiert sich an den Aufgaben Ihrer Personalverwaltung. Häufig relevante Kategorien sind:
| Kategorie | Beispiele |
|---|---|
| Vertrag und Beschäftigung | Arbeitsvertrag, Vertragsnachträge, Vereinbarungen zur Tätigkeit |
| Eintritt und Organisation | Erforderliche Eintrittsunterlagen, Onboarding-Dokumente |
| Qualifikation und Entwicklung | Tätigkeitsbezogene Nachweise, Schulungsbescheinigungen |
| Bescheinigungen und Korrespondenz | Relevante Bescheinigungen, Schriftverkehr zum Beschäftigungsverhältnis |
| Austritt | Austrittsunterlagen, Zeugnisse, dokumentierte Übergaben |
Für jedes Dokument sollten Zweck, berechtigter Personenkreis und Aufbewahrung geklärt sein. In die Akte gehört, was für das Beschäftigungsverhältnis tatsächlich benötigt wird. Für besonders sensible Informationen, etwa Gesundheitsdaten, gelten strengere Regeln.
Dokumente aus Payroll, Zeitwirtschaft oder anderen Anwendungen können im jeweiligen Fachsystem verbleiben. Entscheidend sind eine klare Zuordnung und ein abgestimmter Zugriff. Das vermeidet doppelte Pflege.
Praxisbeispiel
Vom Onboarding bis zum Austritt den Überblick behalten
Eine neue Mitarbeiterin beginnt in einem Unternehmen mit rund 60 Beschäftigten. Beim Einstieg kommen Arbeitsvertrag, Eintrittsunterlagen und erste Schulungsnachweise zusammen. HR legt die Personalakte an, die Führungskraft begleitet die Einarbeitung.
- Onboarding
Beim Onboarding wird festgelegt, welche Unterlagen benötigt werden und wer sie bereitstellt. Eine einheitliche digitale Ablage hilft HR, den Stand zu prüfen und fehlende Dokumente gezielt nachzufordern.
- Während der Beschäftigung
Die Mitarbeiterin übernimmt neue Aufgaben, absolviert Weiterbildungen und reduziert später ihre Wochenarbeitszeit. Die entsprechenden Nachweise und Vertragsänderungen werden ihrer Akte zugeordnet. Als die Lohnbuchhaltung nach dem Beginn der Teilzeit fragt, findet die berechtigte HR-Vertretung den maßgeblichen Vertragsnachtrag – auch während des Urlaubs der zuständigen Kollegin.
- Austritt
Beim Austritt stehen andere Aufgaben im Vordergrund: Das Zeugnis wird vorbereitet, die Rückgabe von Arbeitsmitteln dokumentiert und die Übergabe organisiert. Die vorhandenen Unterlagen helfen, den Beschäftigungsverlauf nachzuvollziehen. Eine ergänzende Austrittscheckliste macht sichtbar, welche Schritte noch offen sind.
- Abschluss
Auch der Abschluss wird geplant: Zuständigkeiten für die weitere Aktenverwaltung, die Anpassung von Zugriffsrechten und der Umgang mit Dokumenten nach dem Austritt werden nach festgelegten Regeln bearbeitet.
Der praktische Nutzen: Die Personalakte begleitet die Mitarbeiterin durch ihren gesamten Beschäftigungsverlauf. HR kann bei jeder Veränderung auf eine nachvollziehbare Dokumentation zurückgreifen. Dafür müssen Aktenstruktur, Zuständigkeiten und Abläufe zusammenpassen – genau diese Anforderungen gehören in die Softwareauswahl.
Softwareauswahl
Welche Software passt zu Ihrer digitalen Personalakte?
Klären Sie zuerst, welche Art von Lösung Sie benötigen. Drei Wege kommen in Unternehmen Ihrer Größe typischerweise infrage:
Eigenständige Personalaktenlösung
Bietet sich an, wenn Ihre bestehenden HR-Systeme gut funktionieren und vor allem die Dokumentenverwaltung besser werden soll.
Modul einer HR-Plattform
Kann passen, wenn gleichzeitig Stammdatenpflege, Onboarding oder Abwesenheiten zusammengeführt werden sollen.
Vorhandenes Dokumentenmanagement
Kommt infrage, wenn es Ihre Anforderungen an Personalakten und Zugriffsrechte bereits erfüllt.
Auswahl-Checkliste: Diese Fragen gehören in Ihre Software-Demo
| Kriterium | Konkrete Prüffrage |
|---|---|
| Aktenstruktur | Können wir Kategorien und Pflichtangaben passend zu unseren Abläufen definieren? |
| Suche | Finden wir Dokumente über Personalnummer, Dokumentenart und Suchbegriffe? Erkennt das System Text in gescannten Unterlagen? |
| Berechtigungen | Können wir den Zugriff nach Rolle, Zuständigkeit und Dokumentenkategorie begrenzen? |
| Nachvollziehbarkeit | Welche Änderungen und Zugriffe werden protokolliert, und wer darf die Protokolle einsehen? |
| Fristen und Löschung | Wie lassen sich Prüf-, Aufbewahrungs- und Löschregeln je Dokumentenart umsetzen? |
| Prüfungsfähigkeit | Können wir Entgeltunterlagen und Nachweise für eine Betriebsprüfung vollständig in elektronischer Form bereitstellen? |
| Datenübernahme | Wie werden bestehende Dokumente importiert, zugeordnet und auf Vollständigkeit geprüft? |
| Schnittstellen | Welche Daten und Dokumente werden mit unseren vorhandenen Systemen tatsächlich ausgetauscht? |
| Bedienung | Können unsere Kolleg:innen typische Aufgaben nach kurzer Einweisung selbst erledigen? |
| Export und Wechsel | Können wir Dokumente, Metadaten und Zuordnungen in nutzbarer Form exportieren? |
| Betrieb und Support | Welche Leistungen sind enthalten, und wer unterstützt uns bei Einrichtung und späteren Fragen? |
Lassen Sie sich in der Demo einen vollständigen Ablauf mit fiktiven Beispieldaten zeigen: Dokument erfassen, zuordnen, berechtigt aufrufen, wiederfinden und nach den vorgesehenen Regeln bearbeiten. So wird sichtbar, wie die Lösung Ihren Alltag tatsächlich unterstützt.
Bei Schnittstellen zählen die Details. Prüfen Sie für Payroll oder DATEV, welche Informationen übertragen werden, in welche Richtung der Austausch erfolgt und welche Zusatzleistungen dafür nötig sind.
Weiterführend: Worauf es bei der HR-Softwareauswahl insgesamt ankommt
Rechtliche Anforderungen
Rechtliche Anforderungen von Anfang an mitplanen
Personalakten enthalten personenbezogene Daten. Deshalb gelten für Ablage, Zugriff, Aufbewahrung und Löschung rechtliche Anforderungen, vor allem aus Datenschutz, Arbeitsrecht und Sozialversicherung. Für die Auswahl heißt das: Die Software muss diese Anforderungen technisch abbilden können, und Ihre Abläufe müssen sie im Alltag umsetzen.
Klären Sie mit den verantwortlichen Personen insbesondere:
- Wer welche Akten und Dokumentenkategorien für seine Aufgaben benötigt.
- Wie Benutzerkonten bei Eintritt, Rollenwechsel und Austritt angepasst werden.
- Wie Aufbewahrung und Löschung je Dokumentenart geregelt werden.
- Wo die Daten verarbeitet werden und welche Vereinbarungen mit dem Anbieter nötig sind.
- Wie Beschäftigte Einsicht in ihre eigene Personalakte erhalten.
- Ob ein vorhandener Betriebsrat zu beteiligen ist, etwa bei Zugriffsprotokollen oder Auswertungen.
Neu ab 2027
Entgeltunterlagen nur noch elektronisch
Ab dem 1. Januar 2027 müssen Arbeitgeber ihre Entgeltunterlagen nach der Beitragsverfahrensverordnung (BVV) elektronisch führen. Die bisherige Möglichkeit, sich davon befreien zu lassen, endet am 31. Dezember 2026.
Dazu gehören auch Nachweise, die häufig in der Personalakte landen, etwa Mitgliedsbescheinigungen der Krankenkasse, Immatrikulationsbescheinigungen oder der Nachweis der Elterneigenschaft. Bei einer Betriebsprüfung der Deutschen Rentenversicherung werden diese Unterlagen elektronisch bereitgestellt. Die Verantwortung bleibt beim Arbeitgeber, auch wenn die Lohnabrechnung extern erstellt wird.
Für Ihre Personalakte heißt das: Legen Sie fest, ob diese Nachweise in der Akte, im Abrechnungssystem oder bei Ihrer Steuerberatung geführt werden, und wie sie im Prüfungsfall vollständig und schnell verfügbar sind.
Vorgehen
Digitale Personalakte einführen: ein sinnvoller Ablauf
Ausgangslage und Ziel klären
Erfassen Sie, wo Unterlagen heute liegen, welche Systeme genutzt werden und wer die Akten pflegt. Vereinbaren Sie konkrete Ziele für Suche, Vollständigkeit und Zusammenarbeit.
Aktenstruktur und Zuständigkeiten festlegen
Definieren Sie Kategorien, Benennung und erforderliche Metadaten. Regeln Sie, wer neue Dokumente erfasst, prüft und freigibt.
Anforderungen abstimmen
Priorisieren Sie Funktionen, Schnittstellen und Betrieb. Beziehen Sie HR, IT, Datenschutz und gegebenenfalls den Betriebsrat rechtzeitig ein.
Bestandsakten vorbereiten
Prüfen Sie vorhandene Unterlagen auf Relevanz, Vollständigkeit und Zuordnung. Planen Sie Digitalisierung, Qualitätskontrolle, den Umgang mit Originalen sowie Verantwortliche und Kapazitäten.
Pilotbetrieb durchführen
Starten Sie mit einem abgegrenzten Bereich. Testen Sie Ablage, Suche, Rechte und typische Arbeitsschritte, auch Vertretungen und den Austritt von Beschäftigten.
Ausrollen und Pflege sichern
Schulen Sie die Nutzer:innen und dokumentieren Sie die wichtigsten Abläufe. Prüfen Sie nach dem Start, ob Akten vollständig sind und die vereinbarten Ziele erreicht werden.
Legen Sie für einen Vertragsnachtrag fest, wer das Dokument erhält, welcher Akte es zugeordnet wird und wer es später sehen darf. Wenn dieser eine Ablauf klar ist, können Sie ihn in jeder Software-Demo gezielt durchspielen lassen.
Kosten
Was kostet eine digitale Personalakte?
Die Gesamtkosten setzen sich aus mehreren Bausteinen zusammen. Neben der laufenden Softwaregebühr sollten Sie die Einführung und den Aufwand Ihres eigenen Teams berücksichtigen.
Einmaliger Aufwand
- Einrichtung und Konfiguration
- Datenübernahme
- Digitalisierung bestehender Papierakten
- Schnittstellen
- Schulung
- Interne Projektarbeit
Laufender Aufwand
- Lizenzen oder Abonnement
- Vereinbarte Betriebs- und Supportleistungen
- Ergänzende Funktionen
- Pflege und Administration
Für einen Vergleich brauchen Angebote denselben Rahmen: Beschäftigtenzahl, Akten- und Dokumentenumfang, berechtigte Nutzer:innen, vorhandene Systeme und benötigte Unterstützung. Prüfen Sie auch Mindestgebühren, Laufzeiten, spätere Erweiterungen und den Aufwand für einen Systemwechsel.
Ihre Investition lässt sich besser bewerten, wenn Sie dem Gesamtaufwand konkrete Verbesserungen gegenüberstellen, etwa kürzere Suchzeiten und weniger doppelte Ablagen.
Unterstützung
Wie HR Digital Experten Sie unterstützt
New Generation HR unterstützt Unternehmen täglich bei Personalarbeit, Prozessen und Digitalisierung. Mit diesem Praxisblick leiten wir die Anforderungen an eine digitale Personalakte aus den tatsächlichen Aufgaben Ihres Teams ab, nicht aus Funktionslisten.
Wir helfen Ihnen, Ihre Ausgangslage zu strukturieren, die wichtigsten Kriterien zu priorisieren und den nächsten Schritt zur Auswahl oder Einführung vorzubereiten. Welche weitergehende Begleitung sinnvoll ist, richtet sich nach Ihrem Bedarf und dem vereinbarten Leistungsumfang.
Ihre Ansprechpartner Joana Kommerowski und Martin Kohl bei der New Generation HR unterstützen Sie gerne persönlich.
HR-Erfahrung aus der UnternehmenspraxisMehr über die New Generation HR GmbH
Nächster Schritt
Sie möchten Ihren Bedarf genauer eingrenzen?
Sieben kurze Fragen zu Ihrer aktuellen Personalarbeit und Ihren Zielen bilden die Grundlage für unsere persönliche Ersteinschätzung.
Kostenlosen HR-Digitalisierungs-Check startenHäufige Fragen
Häufige Fragen zur digitalen Personalakte
Lohnt sich eine digitale Personalakte auch für kleinere Unternehmen?
Auch kleinere Teams profitieren von einer einheitlichen Ablage und geregelten Zugriffen. Für die Entscheidung zählen der Dokumentenumfang, die heutige Arbeitsweise und der erwartete Pflegeaufwand. Oft reicht eine überschaubare Lösung aus.
Müssen sämtliche Papierakten sofort digitalisiert werden?
Nein, eine Einführung kann schrittweise erfolgen. Legen Sie fest, welche Bestände zuerst übernommen werden und ab wann neue Dokumente digital abgelegt werden. Für die Übergangszeit brauchen Sie eine klare Regel, wo die jeweils maßgebliche Unterlage zu finden ist.
Dürfen Originalunterlagen nach dem Scannen vernichtet werden?
Das sollten Sie je Dokumentenart prüfen. Einige Erklärungen sind nur mit eigenhändiger Unterschrift wirksam, zum Beispiel Kündigungen oder die Befristung eines Arbeitsvertrags. Ob Originale zusätzlich aufbewahrt werden, klären Sie vor einer Vernichtung mit Ihrer rechtlichen Beratung und halten die Regel in Ihrem Ablagekonzept fest.
Welche Aufbewahrungsfrist gilt für die digitale Personalakte?
Eine einheitliche Frist für die gesamte Akte gibt es nicht. Je nach Dokumentenart greifen unterschiedliche arbeits-, steuer- und sozialversicherungsrechtliche Vorgaben, und nicht mehr benötigte Daten sind zu löschen. Ein Löschkonzept bildet diese Unterschiede ab, die Software sollte es technisch unterstützen.
Müssen wir wegen der BVV-Pflicht ab 2027 eine digitale Personalakte einführen?
Nicht zwingend. Die Pflicht betrifft die elektronische Führung der Entgeltunterlagen, eine bestimmte Software schreibt sie nicht vor. Eine digitale Personalakte kann aber helfen, die dazugehörigen Nachweise geordnet und prüfungsbereit abzulegen. Wichtig ist eine klare Abstimmung mit Lohnabrechnung und Steuerberatung.
Kann unsere bestehende HR-Software genutzt werden?
Prüfen Sie zunächst deren Personalaktenfunktionen. Entscheidend sind Aktenstruktur, Berechtigungen, Dokumentenübernahme und alltägliche Bedienung. Erfüllt das vorhandene System diese Anforderungen, kann eine Erweiterung sinnvoller sein als eine neue Lösung.
Wie lange dauert die Einführung?
Die Dauer hängt vom Aktenbestand, der Datenqualität, den Schnittstellen und den verfügbaren Kapazitäten ab. Ein klar begrenzter Pilot hilft, den weiteren Aufwand realistisch einzuschätzen und die nächsten Schritte zu planen.
Erhalte ich nach dem HR-Digitalisierungs-Check sofort eine Software-Empfehlung?
Ihre Antworten bilden die Grundlage für eine persönliche Ersteinschätzung. Daraus ergeben sich Orientierung und ein sinnvoller nächster Schritt. Für eine konkrete Softwareauswahl sind meist weitere Informationen zu Ihren Abläufen und Anforderungen nötig.
Bringen Sie Struktur in Ihre Personalakten.
Ob Sie Papierakten digitalisieren oder Ihre bestehende Ablage verbessern möchten: Ein klarer Blick auf Ihre Anforderungen erleichtert den Einstieg. Sieben kurze Fragen bilden die Grundlage für unsere persönliche Ersteinschätzung.
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