HR-Digitalisierung mit Praxisblick
Zeiterfassung digitalisieren: passende Lösung finden und sicher einführen
Arbeitszeiten verlässlich erfassen. Den Monatsabschluss vereinfachen. Ihr Team entlasten.
Stundenzettel, Excel-Listen und Rückfragen zum Monatsende kosten Zeit und sorgen für Unsicherheit. Eine digitale Zeiterfassung schafft eine verlässliche Grundlage, wenn sie zu Ihren Arbeitszeitmodellen, Ihren Abläufen und Ihrer Lohnabrechnung passt.
Hier erfahren Sie, was rechtlich heute gilt und was geplant ist, welche Funktionen wirklich zählen, wie Urlaub und Krankmeldungen sinnvoll eingebunden werden und wie Sie die Einführung so planen, dass sie im Alltag funktioniert.
Für Unternehmen mit 20 bis 250 Beschäftigten.
Ausgangslage
Wann lohnt es sich, die Zeiterfassung zu digitalisieren?
Bei einer digitalen Zeiterfassung buchen Beschäftigte Beginn, Ende und Pausen elektronisch, etwa per App, im Browser oder am Terminal. Die Software berechnet Arbeitszeiten und Zeitkonten nach Ihren Regeln und stellt die Daten für HR und Lohnabrechnung bereit.
Typische Anzeichen, dass Ihre bisherige Lösung an Grenzen stößt:
- Arbeitszeiten werden auf Papier oder in mehreren Excel-Listen erfasst.
- Fehlende oder unklare Einträge müssen regelmäßig nachgefragt werden.
- Teilzeit, Gleitzeit oder Schichtarbeit lassen sich nur mit Zusatzaufwand abbilden.
- Überstunden und Zeitguthaben werden von Hand nachgerechnet.
- Für die Lohnabrechnung werden Stunden, Zuschläge und Fehlzeiten manuell zusammengestellt.
- Ein vorhandenes System ist umständlich und wird deshalb nicht konsequent genutzt.
Zeit kostet vor allem, was danach kommt: fehlende Buchungen klären, Korrekturen abstimmen, Zeitkonten prüfen und die Daten für die Lohnabrechnung aufbereiten. Genau diese Abläufe sollte eine neue Lösung vereinfachen.
Rechtslage
Zeiterfassungspflicht: Was gilt heute, was ist geplant?
Das gilt bereits heute
Arbeitgeber müssen die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten erfassen, also Beginn, Ende und Dauer. Das ergibt sich aus dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022. Die Aufzeichnung kann an Beschäftigte übertragen werden, die Verantwortung bleibt beim Arbeitgeber.
Die Form ist bisher offen
Eine bestimmte Form schreibt das geltende Recht noch nicht vor. Papier oder Tabellen können ausreichen, wenn die Erfassung verlässlich, vollständig und nachvollziehbar ist.
Gesetzentwurf 2026
Elektronische Erfassung soll zur Regel werden
Im Juni 2026 ist ein Entwurf des Bundesarbeitsministeriums zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes bekannt geworden. Danach soll die Arbeitszeit grundsätzlich elektronisch und am Tag der Arbeitsleistung erfasst werden. Eine bestimmte Technik soll nicht vorgeschrieben werden.
Vorgesehen sind gestaffelte Übergangsfristen nach Unternehmensgröße und Ausnahmen für sehr kleine Betriebe. Die Fristen würden erst mit Inkrafttreten des Gesetzes beginnen. Stand Mitte Oktober 2026 hat das Bundeskabinett den Entwurf noch nicht beschlossen. Inhalte und Zeitplan können sich also noch ändern.
Für Ihre Planung heißt das: Wer die Zeiterfassung jetzt neu aufstellt, sollte eine elektronische, tagesaktuelle Erfassung gleich mitdenken. So vermeiden Sie eine zweite Umstellung.
Bei der Einführung sollten Sie außerdem klären, wie Pausen und Ruhezeiten berücksichtigt werden, wer welche Zeitdaten sehen darf, wie lange die Daten aufbewahrt werden und ob ein vorhandener Betriebsrat zu beteiligen ist. Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen können zusätzliche Vorgaben enthalten.
Funktionen
Was sollte eine digitale Zeiterfassung können?
Nicht jedes Unternehmen braucht denselben Funktionsumfang. Diese sechs Bereiche sollten Sie in jedem Fall prüfen:
Erfassen, wo gearbeitet wird
Browser, Smartphone-App oder Terminal: Die Erfassungswege sollten zu Ihren Arbeitsplätzen passen, vom Büro über das Lager bis zum Außendienst.
Arbeitszeitmodelle abbilden
Gleitzeit, Teilzeit, Schichtarbeit oder unterschiedliche Wochenstunden werden einmal als Regel hinterlegt und danach automatisch berechnet.
Pausen und Höchstzeiten im Blick
Hinweise bei fehlenden Pausen oder zu langen Arbeitstagen helfen, Abweichungen früh zu erkennen, statt sie erst am Monatsende zu entdecken.
Zeitkonten und Überstunden
Soll- und Ist-Zeiten, Salden und der Ausgleich von Mehrarbeit sind für Beschäftigte, Führungskräfte und HR nachvollziehbar.
Korrekturen mit Freigabe
Vergessene Buchungen werden nach einem klaren Ablauf nachgetragen und freigegeben. Änderungen bleiben nachvollziehbar.
Daten für die Lohnabrechnung
Stunden, Zuschläge und Fehlzeiten gehen geordnet an Ihre Lohnabrechnung oder Steuerberatung, per Schnittstelle oder strukturiertem Export.
Eng damit verbunden sind Urlaub und Krankheit: Jede Abwesenheit verändert die Soll-Zeit und das Zeitkonto. Wie Sie beides zusammen denken, lesen Sie im nächsten Abschnitt.
Entscheidend ist nicht die längste Funktionsliste, sondern ob die Lösung Ihre Regeln zuverlässig abbildet und im Alltag einfach genutzt wird.
Urlaub, Krankheit und eAU
Abwesenheiten gehören zur Zeiterfassung dazu
Für Ihre Lohnabrechnung zählt nicht nur, wann gearbeitet wurde, sondern auch, wann nicht. Urlaub, Krankheit und Feiertage verändern Soll-Zeiten, Zeitkonten und die Abrechnung. Werden sie in einem anderen System oder auf Papier geführt, entstehen genau die Abstimmungen zum Monatsende, die Sie vermeiden möchten.
Urlaub
- Antrag und Freigabe digital, mit klarer Vertretungsregel
- Teamkalender für die Planung
- Resturlaub, Übertrag und Teilzeit korrekt berechnet
- Rechtzeitige Hinweise auf offenen Resturlaub
Krankheit und eAU
- Krankmeldung zeitnah erfassen
- eAU-Abruf bei der Krankenkasse anstoßen
- Rückmeldung der Krankenkasse übernehmen
- Sonderfälle wie Privatversicherte geregelt
Übergabe an DATEV
- Stunden, Zuschläge und Fehlzeiten aus einer Quelle
- Abwesenheitsarten eindeutig zugeordnet
- Klare Zuständigkeit zwischen HR und Steuerberatung
- Abgestimmter Termin für den Monatsabschluss
Die eAU: Was Arbeitgeber wissen sollten
Seit 2023 rufen Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeitsdaten gesetzlich versicherter Beschäftigter elektronisch bei der Krankenkasse ab. Der Abruf erfolgt einzeln, nachdem sich die beschäftigte Person krankgemeldet hat. Ein regelmäßiger oder pauschaler Abruf ist nicht zulässig. Möglich ist das über ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm oder das SV-Meldeportal. Für Privatversicherte ist bislang keine eAU vorgesehen. Sie legen ihre Bescheinigung weiterhin auf Papier vor.
In der Praxis ist deshalb vor allem eine Frage zu klären: Wer stößt den Abruf an, und wie gelangt die Information zurück in Zeiterfassung und Abrechnung? Wird Ihre Lohnabrechnung über DATEV von der Steuerberatung erstellt, übernimmt diese den Abruf häufig. Dann braucht es einen verlässlichen Weg, über den die Krankmeldung rechtzeitig dort ankommt. Einige HR-Lösungen binden den Abruf auch direkt an. Ausführlich dazu: Abwesenheitsverwaltung mit Urlaub, Krankheit und eAU
Führungskräfte brauchen für die Planung meist nur die Information „abwesend“, nicht den Grund. Legen Sie fest, wer Abwesenheitsarten sehen darf, und prüfen Sie in der Demo, ob die Software diese Unterscheidung abbildet.
Ob Zeiterfassung und Abwesenheiten in einem System laufen oder über eine Schnittstelle verbunden werden, ist zweitrangig. Wichtig ist, dass jede Information nur einmal erfasst wird und am Monatsende vollständig bei der Abrechnung ankommt.
Softwareauswahl
Welche Zeiterfassung passt zu Ihrem Unternehmen?
Beginnen Sie mit der Frage, wo und wie Ihre Beschäftigten arbeiten. Daraus ergibt sich, welche Erfassungswege Sie brauchen.
| Arbeitssituation | Passende Erfassung |
|---|---|
| Büro und Homeoffice | Erfassung im Browser oder per App am eigenen Arbeitsplatz |
| Produktion, Lager, Werkstatt | Terminal am Eingang oder im Arbeitsbereich, für die Verwaltung ergänzt um den Browser |
| Außendienst und Montage | Smartphone-App, möglichst auch ohne dauerhafte Internetverbindung nutzbar |
| Schichtbetrieb | Lösung mit Schichtplanung oder einer Verbindung zur vorhandenen Planung |
| Mehrere Standorte oder Beschäftigtengruppen | Ein System mit unterschiedlichen Regelwerken und passenden Berechtigungen |
| Vorhandene HR- oder Abrechnungssoftware | Zuerst prüfen, ob ein Zeitmodul oder eine Schnittstelle bereits verfügbar ist |
Danach stellt sich die Frage nach der Art der Lösung. Drei Wege kommen in Unternehmen Ihrer Größe typischerweise infrage:
Eigenständige Zeiterfassung
Passt, wenn Ihre übrigen HR-Systeme gut funktionieren und gezielt die Zeiterfassung besser werden soll.
Modul einer HR-Plattform
Kann sinnvoll sein, wenn Sie Zeiten, Abwesenheiten und Stammdaten an einem Ort zusammenführen möchten.
Vorhandenes System erweitern
Kommt infrage, wenn Ihre HR- oder Abrechnungssoftware bereits ein passendes Zeitmodul anbietet.
Auswahl-Checkliste: Diese Fragen gehören in Ihre Software-Demo
| Kriterium | Konkrete Prüffrage |
|---|---|
| Erfassungswege | Können alle Beschäftigtengruppen auf dem für sie passenden Weg buchen, auch ohne eigenen PC? |
| Arbeitszeitmodelle | Lassen sich unsere Modelle mit Kernzeiten, Rundungen und Zuschlägen ohne Umwege abbilden? |
| Pausen und Ruhezeiten | Weist das System auf fehlende Pausen, zu lange Arbeitstage oder zu kurze Ruhezeiten hin? |
| Korrekturen | Wie werden vergessene Buchungen nachgetragen, wer gibt sie frei und ist die Änderung später nachvollziehbar? |
| Zeitkonten | Wie werden Salden, Kappungsgrenzen und der Ausgleich von Mehrarbeit berechnet und angezeigt? |
| Abwesenheiten | Fließen Urlaub, Krankheit und Feiertage korrekt in die Soll-Zeit ein? |
| Urlaubsworkflow | Bildet der Antrag unsere Freigabe- und Vertretungsregeln ab, und werden Resturlaub und Übertrag richtig berechnet? |
| Krankmeldung und eAU | Wie wird eine Krankmeldung erfasst, wer stößt den eAU-Abruf an und kommt das Ergebnis ohne doppelte Eingabe in die Abrechnung? |
| Lohnabrechnung | Welche Daten gehen an unsere Abrechnung, etwa DATEV, in welchem Format und mit welchem Aufwand? |
| Berechtigungen | Sehen Führungskräfte nur ihr Team, Beschäftigte nur ihre eigenen Daten und nur berechtigte Personen den Grund einer Abwesenheit? |
| Datenschutz | Wo werden die Daten verarbeitet, welche Vereinbarungen bietet der Anbieter und wie werden Daten gelöscht? |
| Bedienung | Können Beschäftigte ohne Schulung buchen und ihren Stand selbst einsehen? |
| Export und Wechsel | Können wir unsere Zeitdaten vollständig und in nutzbarer Form exportieren? |
Lassen Sie sich in der Demo einen typischen Monat mit fiktiven Beispieldaten zeigen: eine Teilzeitkraft vergisst das Ausbuchen, die Korrektur wird beantragt und freigegeben, ein Krankheitstag wird eingetragen, danach folgt der Monatsabschluss mit Export. So sehen Sie, wie die Lösung Ihren Alltag tatsächlich unterstützt.
Weiterführend: Worauf es bei der HR-Softwareauswahl insgesamt ankommt
Praxisbeispiel
Vom Stundenzettel zur digitalen Zeiterfassung
Ein Unternehmen mit rund 80 Beschäftigten: Die Verwaltung arbeitet im Büro und teilweise im Homeoffice, das Lager im Zweischichtbetrieb, einige Beschäftigte sind im Außendienst. Bisher füllt das Lager Stundenzettel aus, die Verwaltung führt Excel-Listen und der Außendienst meldet seine Zeiten per E-Mail. Zum Monatsende führt HR alles zusammen und gibt es an die Steuerberatung.
- Bestandsaufnahme
Zuerst wird sichtbar, wo die meiste Zeit verloren geht: Nicht beim Ausfüllen, sondern beim Nachfragen fehlender Angaben und beim Zusammenführen der drei Erfassungswege für die Lohnabrechnung.
- Regeln klären
Bevor eine Software betrachtet wird, legt das Unternehmen fest, wie Pausen gebucht, Überstunden behandelt und Korrekturen freigegeben werden. Dabei zeigt sich, dass zwei Abteilungen bisher unterschiedlich rechnen.
- Auswahl
Gesucht wird eine Lösung mit Terminal für das Lager, App für den Außendienst und Browser für die Verwaltung. Zwei Anbieter spielen in der Demo denselben Beispielmonat durch, einschließlich Export an die Lohnabrechnung.
- Pilot
Eine Lagerschicht und ein Verwaltungsteam testen die Lösung einen Monat lang. Rückmeldungen führen zu kleinen Anpassungen, etwa bei Hinweisen zu fehlenden Pausen.
- Monatsabschluss
Nach dem Start prüfen Führungskräfte die Zeiten ihres Teams laufend. Urlaub wird in der App beantragt und freigegeben, Krankmeldungen erfasst HR und gibt sie für den eAU-Abruf an die Steuerberatung weiter. Zum Monatsende kontrolliert HR nur noch Auffälligkeiten und übergibt Zeiten und Fehlzeiten in einem abgestimmten Format.
Der Nutzen entsteht nicht durch die App allein, sondern weil Regeln, Zuständigkeiten und der Weg in die Lohnabrechnung vorher geklärt wurden.
Vorgehen
Digitale Zeiterfassung einführen: in sechs Schritten
Ausgangslage erfassen
Halten Sie fest, wie heute erfasst wird, welche Beschäftigtengruppen und Arbeitszeitmodelle es gibt und wo im Ablauf die meiste Zeit verloren geht.
Regeln festlegen
Klären Sie Buchungsregeln, Pausen, Überstunden, Rundungen und Korrekturen. Was heute uneinheitlich gehandhabt wird, sollte vor der Softwareauswahl entschieden sein.
Anforderungen und Auswahl
Leiten Sie daraus Ihre Anforderungen ab, vergleichen Sie wenige passende Anbieter und lassen Sie sich Ihre typischen Fälle in der Demo zeigen.
Beteiligte einbinden
Beziehen Sie Führungskräfte, Datenschutz, Lohnabrechnung und gegebenenfalls den Betriebsrat frühzeitig ein. Eine klare Regelung schafft Akzeptanz.
Pilot durchführen
Testen Sie die Lösung mit einem überschaubaren Bereich über einen vollständigen Monat, einschließlich Korrekturen und Monatsabschluss.
Ausrollen und stabilisieren
Schulen Sie Beschäftigte und Führungskräfte kurz und praxisnah. Prüfen Sie nach den ersten Abschlüssen, ob Daten und Abläufe stimmen.
Klären Sie zuerst, welche Zahlen Ihre Lohnabrechnung jeden Monat braucht und in welcher Form. Wenn dieser Weg feststeht, wissen Sie genau, was die Zeiterfassung liefern muss.
Kosten
Was kostet eine digitale Zeiterfassung?
Viele Anbieter rechnen pro Beschäftigtem und Monat ab. Für einen fairen Vergleich sollten Sie aber den gesamten Aufwand betrachten, auch den Ihres eigenen Teams.
Einmaliger Aufwand
- Einrichtung und Hinterlegen der Arbeitszeitregeln
- Terminals und deren Montage
- Schnittstelle zur Lohnabrechnung
- Übernahme von Zeitkonten und Urlaubsständen
- Schulung
- Interne Projektarbeit
Laufender Aufwand
- Lizenzen oder Abonnement
- Wartung von Terminals
- Support und Anpassungen
- Pflege der Regeln und Berechtigungen
Prüfen Sie bei Angeboten auch Mindestlaufzeiten, Mindestnutzerzahlen, Kosten für zusätzliche Module und den Aufwand für einen späteren Wechsel. Dem Gesamtaufwand stellen Sie konkrete Verbesserungen gegenüber, etwa weniger Rückfragen und einen schnelleren Monatsabschluss.
Unterstützung
Wie HR Digital Experten Sie unterstützt
New Generation HR unterstützt Unternehmen täglich bei Personalarbeit, Prozessen und Digitalisierung. Deshalb beginnen wir nicht bei der Software, sondern bei Ihren Arbeitszeitregeln, Ihren Abläufen und dem, was Ihre Lohnabrechnung braucht. Erst daraus ergibt sich, welche Lösung passt.
Wir helfen Ihnen, Ihre Ausgangslage zu strukturieren, Regeln und Anforderungen zu klären und den nächsten Schritt zur Auswahl oder Einführung vorzubereiten. Auch eine bereits vorhandene Zeiterfassung prüfen wir gern darauf, ob eine bessere Einrichtung reicht. Welche weitergehende Begleitung sinnvoll ist, richtet sich nach Ihrem Bedarf und dem vereinbarten Leistungsumfang.
Ihre Ansprechpartner Joana Kommerowski und Martin Kohl bei der New Generation HR unterstützen Sie gerne persönlich.
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Nächster Schritt
Sie möchten wissen, wo Ihre Zeiterfassung heute steht?
Sieben kurze Fragen zu Ihrer aktuellen Personalarbeit und Ihren Zielen bilden die Grundlage für unsere persönliche Ersteinschätzung.
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Häufige Fragen
Häufige Fragen zur digitalen Zeiterfassung
Ist digitale Zeiterfassung für Unternehmen Pflicht?
Die Erfassung der Arbeitszeit ist bereits Pflicht, eine bestimmte Form schreibt das geltende Recht aber noch nicht vor. Ein Gesetzentwurf aus dem Juni 2026 sieht vor, die elektronische Erfassung zur Regel zu machen, mit Übergangsfristen nach Unternehmensgröße. Beschlossen ist er bisher nicht.
Reicht eine Zeiterfassung mit Excel aus?
Nach heutigem Recht kann Excel ausreichen, wenn die Aufzeichnung verlässlich, vollständig und nachvollziehbar ist. Mit mehreren Arbeitszeitmodellen, Zeitkonten und regelmäßigen Korrekturen steigt der Aufwand jedoch deutlich, und Fehler fallen oft erst spät auf. Dann ist eine spezialisierte Lösung meist die bessere Wahl.
Ab wann müssen wir elektronisch erfassen?
Derzeit läuft keine Frist. Nach dem Gesetzentwurf würden die Übergangsfristen erst mit Inkrafttreten des Gesetzes beginnen und sich nach der Unternehmensgröße richten. Wer ohnehin umstellt, sollte eine elektronische Lösung wählen, um nicht zweimal umstellen zu müssen.
Welche Zeiten müssen erfasst werden?
Grundsätzlich Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit, einschließlich Überstunden. Für bestimmte Beschäftigtengruppen, etwa leitende Angestellte im Sinne des Arbeitszeitgesetzes, sowie durch Tarifverträge können Besonderheiten gelten.
Ist Vertrauensarbeitszeit weiterhin möglich?
Ja. Vertrauensarbeitszeit bedeutet, dass der Arbeitgeber auf die Kontrolle der Lage der Arbeitszeit verzichtet. Die Arbeitszeit muss trotzdem erfasst werden, zum Beispiel durch die Beschäftigten selbst.
Muss der Betriebsrat beteiligt werden?
Wenn es einen Betriebsrat gibt, in aller Regel ja. Dass die Arbeitszeit erfasst wird, ist gesetzlich vorgegeben. Wie das System ausgestaltet wird, unterliegt aber meist der Mitbestimmung, insbesondere nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Eine frühe Einbindung erleichtert die Einführung.
Sollten Urlaubsverwaltung und Zeiterfassung im selben System laufen?
Das ist oft sinnvoll, weil jede Abwesenheit Soll-Zeit und Zeitkonto beeinflusst. Notwendig ist es nicht: Führen Sie Urlaub bereits gut in einer HR-Software, kann eine zuverlässige Schnittstelle ausreichen. Entscheidend ist, dass Abwesenheiten nur einmal erfasst werden.
Kann eine Zeiterfassung die eAU abrufen?
Der Abruf erfolgt über ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm oder das SV-Meldeportal. Einige HR- und Zeiterfassungslösungen binden ihn über eine Schnittstelle an. Erstellt Ihre Steuerberatung die Lohnabrechnung, übernimmt sie den Abruf häufig. Dann sollte klar geregelt sein, wie Krankmeldungen rechtzeitig dort ankommen.
Können wir unsere bestehende HR- oder Abrechnungssoftware nutzen?
Häufig ja. Prüfen Sie zuerst, ob Ihr System ein Zeitmodul oder eine Schnittstelle zu einer Zeiterfassung anbietet und ob es Ihre Arbeitszeitmodelle abbilden kann. Ein vollständiger Systemwechsel ist nicht immer nötig.
Wie lange dauert die Einführung?
Das hängt von der Zahl der Arbeitszeitmodelle, den Erfassungswegen und den Schnittstellen ab. Eine Lösung für Büro und Homeoffice ist meist schneller eingeführt als eine mit Terminals, Schichtbetrieb und mehreren Standorten. Planen Sie in jedem Fall einen vollständigen Pilotmonat ein.
Erhalte ich nach dem HR-Digitalisierungs-Check sofort eine Software-Empfehlung?
Ihre Antworten bilden die Grundlage für eine persönliche Ersteinschätzung. Daraus ergeben sich Orientierung und ein sinnvoller nächster Schritt. Für eine konkrete Softwareauswahl sind meist weitere Informationen zu Ihren Arbeitszeitregeln und Abläufen nötig.
Bringen Sie Ihre Zeiterfassung auf einen klaren Stand.
Ob Sie Stundenzettel ablösen, Urlaub und Krankmeldungen einbinden oder eine bestehende Lösung verbessern möchten: Ein klarer Blick auf Ihre Regeln und Abläufe erleichtert den Einstieg. Sieben kurze Fragen bilden die Grundlage für unsere persönliche Ersteinschätzung.
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