HR-Digitalisierung mit Praxisblick
Abwesenheitsverwaltung digitalisieren: Urlaub, Krankheit und eAU sicher organisieren
Urlaub digital beantragen. Krankmeldungen verlässlich bearbeiten. Fehlzeiten sauber an die Lohnabrechnung übergeben.
Urlaubslisten in Excel, Krankmeldungen per Anruf oder Kurznachricht an die Führungskraft und Rückfragen der Lohnabrechnung zum Monatsende: Bei Abwesenheiten laufen viele Informationen an verschiedenen Stellen zusammen. Eine digitale Abwesenheitsverwaltung bündelt sie, wenn Abläufe und Zuständigkeiten vorher geklärt sind.
Hier erfahren Sie, wie ein guter Urlaubsworkflow aussieht, was bei Krankmeldung und eAU im Unternehmen zu tun ist und wie Abwesenheiten zuverlässig in Ihre Abrechnung mit DATEV gelangen.
Für Unternehmen mit 20 bis 250 Beschäftigten.
Grundlagen
Was gehört zu einer digitalen Abwesenheitsverwaltung?
Eine digitale Abwesenheitsverwaltung erfasst, genehmigt und dokumentiert alle Zeiten, in denen Beschäftigte nicht arbeiten. Sie zeigt Ansprüche und Salden, unterstützt die Planung im Team und stellt die Fehlzeiten für Zeiterfassung und Lohnabrechnung bereit.
Typische Anzeichen, dass Ihre bisherige Lösung an Grenzen stößt:
- Urlaub wird auf Papier beantragt und in einer Excel-Liste nachgetragen.
- Krankmeldungen erreichen die Führungskraft, aber nicht immer rechtzeitig HR.
- Resturlaub und Übertrag werden zum Jahreswechsel von Hand nachgerechnet.
- Niemand sieht auf einen Blick, wer im Team wann abwesend ist.
- Die Lohnabrechnung fragt zum Monatsende nach fehlenden Krankheitstagen.
Dabei geht es um mehr als Urlaub und Krankheit. Diese Abwesenheitsarten sollten Sie von Anfang an unterscheiden, weil sie unterschiedlich behandelt und abgerechnet werden:
| Abwesenheitsart | Worauf es ankommt |
|---|---|
| Urlaub | Antrag, Freigabe, Anspruch, Resturlaub und Übertrag |
| Krankheit | Krankmeldung, eAU-Abruf, Entgeltfortzahlung, Folgebescheinigungen |
| Kind krank | Freistellung, ärztliche Bescheinigung und Meldung an die Krankenkasse für das Kinderkrankengeld |
| Mutterschutz und Elternzeit | Fristen, Zeiträume und Auswirkungen auf den Urlaubsanspruch |
| Sonderurlaub und Freistellungen | Anlässe nach Vertrag oder Tarif, bezahlt oder unbezahlt |
| Weiterbildung und Dienstreise | Abwesend im Team, aber Arbeitszeit: richtig im Zeitkonto berücksichtigen |
Abwesenheiten und Arbeitszeiten hängen eng zusammen: Jeder Urlaubs- oder Krankheitstag verändert die Soll-Zeit und das Zeitkonto. Mehr dazu auf unserer Seite Zeiterfassung digitalisieren.
Urlaubsverwaltung
Urlaubsverwaltung: vom Antrag bis zum Resturlaub
Ein guter Urlaubsworkflow nimmt Führungskräften und HR Routinearbeit ab und gibt Beschäftigten jederzeit Klarheit über ihren Stand. Diese vier Bereiche sollte er abdecken:
Antrag und Freigabe
Beschäftigte beantragen Urlaub per App oder Browser. Die zuständige Führungskraft gibt frei oder lehnt ab, auch die Vertretung bei Abwesenheit der Führungskraft ist geregelt.
Teamkalender und Planung
Ein gemeinsamer Kalender zeigt, wer wann abwesend ist. Das hilft bei der Planung von Urlaubszeiten, Schichten und Vertretungen, ohne dass der Grund einer Abwesenheit sichtbar wird.
Anspruch richtig berechnen
Teilzeit, unterschiedliche Arbeitstage, Eintritt und Austritt im laufenden Jahr oder ein Wechsel des Arbeitszeitmodells: Die Software sollte den Anspruch für diese Fälle zuverlässig berechnen.
Resturlaub und Übertrag
Salden, Übertrag ins Folgejahr und rechtzeitige Hinweise auf offenen Resturlaub sind nachvollziehbar dokumentiert. Das unterstützt Sie auch bei Ihrer Hinweispflicht zum möglichen Verfall von Urlaub.
Erkranken Beschäftigte während des Urlaubs und weisen das ärztlich nach, werden diese Tage nicht auf den Urlaub angerechnet. Legen Sie fest, wie diese Information zu HR gelangt und wer den Urlaubsantrag anpasst. In der Software-Demo lohnt es sich, genau diesen Fall durchspielen zu lassen.
Krankheit und eAU
Krankmeldung und eAU: der Ablauf im Unternehmen
Seit 2023 rufen Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeitsdaten gesetzlich versicherter Beschäftigter elektronisch bei der Krankenkasse ab. Die Bescheinigung kommt also nicht mehr von selbst. Ihr Unternehmen muss aktiv werden, sobald sich jemand krankmeldet. So sieht ein sauberer Ablauf aus:
- Krankmeldung
Die beschäftigte Person meldet sich unverzüglich krank, zum Beispiel bei der Führungskraft oder direkt über die Software. Wichtig ist ein fester Meldeweg, damit die Information auch HR erreicht.
- Erfassen
Die Abwesenheit wird mit Beginn und voraussichtlicher Dauer erfasst. Teamkalender und Zeitkonto sind damit sofort aktuell.
- eAU anfordern
Sobald eine ärztliche Bescheinigung vorliegen muss, wird die eAU bei der Krankenkasse angefordert. Der Abruf erfolgt für jeden Fall einzeln. Ein regelmäßiger oder pauschaler Abruf ist nicht zulässig.
- Rückmeldung übernehmen
Die Krankenkasse meldet unter anderem den Zeitraum der Arbeitsunfähigkeit und ob es sich um eine Erst- oder Folgebescheinigung handelt. Diese Angaben werden mit der erfassten Abwesenheit abgeglichen.
- Entgeltfortzahlung im Blick
Die Entgeltfortzahlung ist in der Regel auf sechs Wochen je Erkrankung begrenzt. Bei wiederholten Erkrankungen ist zu prüfen, ob Zeiten zusammengerechnet werden. Endet die Entgeltfortzahlung, meldet die Lohnabrechnung die nötigen Daten für das Krankengeld an die Krankenkasse.
Sonderfälle mit Papierbescheinigung
Für Privatversicherte ist bislang keine eAU vorgesehen. Auch Bescheinigungen von Privatärzten oder aus dem Ausland laufen weiterhin auf Papier. Ihr Ablauf sollte beide Wege abdecken.
Kind krank
Bei Erkrankung eines Kindes stellen Sie Beschäftigte frei. Das Kinderkrankengeld zahlt die Krankenkasse, die dafür eine ärztliche Bescheinigung und eine Entgeltmeldung aus der Lohnabrechnung benötigt.
Geplante Änderungen
Krankmeldung ab dem ersten Tag, Ende der telefonischen Krankschreibung
Die Koalition hat sich im Juli 2026 darauf verständigt, eine ärztliche Bescheinigung künftig ab dem ersten Krankheitstag zu verlangen und die telefonische Krankschreibung abzuschaffen. Beschlossen ist das noch nicht. Stand Oktober 2026 gelten die bisherigen Regeln: Eine Bescheinigung ist in der Regel erst nach mehr als drei Kalendertagen vorzulegen, Arbeitgeber können sie aber schon früher verlangen.
Für Ihre Planung heißt das: Kommt die Änderung, steigt die Zahl der eAU-Abrufe deutlich. Ein klarer, möglichst digitaler Ablauf zahlt sich dann doppelt aus.
Führungskräfte brauchen für die Planung meist nur die Information „abwesend“, nicht den Grund. Legen Sie fest, wer Abwesenheitsarten und eAU-Daten sehen darf. Ein Hinweis, wenn Beschäftigte innerhalb eines Jahres länger als sechs Wochen arbeitsunfähig waren, hilft HR zudem, rechtzeitig ein Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) anzubieten.
Lohnabrechnung
Abwesenheiten an die Lohnabrechnung mit DATEV übergeben
Viele Unternehmen Ihrer Größe lassen die Lohnabrechnung von der Steuerberatung in DATEV Lohn und Gehalt oder DATEV LODAS erstellen. Die Abwesenheiten entstehen aber im Unternehmen. Entscheidend ist deshalb eine klare Aufgabenteilung:
| Aufgabe | Das sollten Sie klären |
|---|---|
| Abwesenheiten erfassen | Wer erfasst Urlaub, Krankheit und weitere Abwesenheiten, und bis wann müssen sie für den Monat vollständig sein? |
| eAU anfordern | Ruft Ihr Unternehmen die eAU selbst ab oder Ihre Steuerberatung aus dem Abrechnungsprogramm? Wie erfährt sie rechtzeitig von der Krankmeldung? |
| Rückmeldung abgleichen | Wer prüft, ob die Daten der Krankenkasse zur erfassten Abwesenheit passen, und wer korrigiert Abweichungen? |
| Fehlzeiten übergeben | In welcher Form gehen die Fehlzeiten an DATEV: per Schnittstelle, Importdatei oder Liste? Sind die Abwesenheitsarten eindeutig zugeordnet? |
| Längere Erkrankungen | Wer behält das Ende der Entgeltfortzahlung im Blick und stößt die Meldung für das Krankengeld an? |
Am wenigsten Aufwand entsteht, wenn jede Abwesenheit nur einmal erfasst wird und von dort ohne erneutes Abtippen in die Abrechnung gelangt.
Vereinbaren Sie mit Ihrer Steuerberatung einen festen Stichtag, bis zu dem alle Abwesenheiten des Monats erfasst und geprüft sind. Das entzerrt den Monatsabschluss für beide Seiten.
Softwareauswahl
Welche Abwesenheitsverwaltung passt zu Ihrem Unternehmen?
Klären Sie zuerst, wo die Abwesenheitsverwaltung künftig ihren Platz haben soll. Drei Wege kommen typischerweise infrage:
Teil der Zeiterfassung
Passt, wenn Sie ohnehin eine digitale Zeiterfassung einführen. Abwesenheiten und Zeitkonten sind dann automatisch verbunden.
Modul einer HR-Plattform
Kann sinnvoll sein, wenn Sie Abwesenheiten mit Personalakte, Stammdaten und Onboarding an einem Ort führen möchten.
Vorhandenes System nutzen
Kommt infrage, wenn Ihre HR- oder Abrechnungssoftware bereits gute Abwesenheitsfunktionen bietet, die Sie bisher kaum nutzen.
Auswahl-Checkliste: Diese Fragen gehören in Ihre Software-Demo
| Kriterium | Konkrete Prüffrage |
|---|---|
| Abwesenheitsarten | Können wir alle unsere Abwesenheitsarten anlegen und jeweils festlegen, wie sie gezählt und abgerechnet werden? |
| Urlaubsanspruch | Wird der Anspruch bei Teilzeit, Eintritt im laufenden Jahr und Wechsel des Arbeitszeitmodells richtig berechnet? |
| Freigabe und Vertretung | Bildet der Antrag unsere Freigabewege ab, auch wenn die Führungskraft selbst abwesend ist? |
| Resturlaub und Übertrag | Wie werden Übertrag und Verfall abgebildet, und kann das System rechtzeitig auf offenen Resturlaub hinweisen? |
| Krank im Urlaub | Wie wird ein bereits genehmigter Urlaub angepasst, wenn eine Krankheit nachgewiesen wird? |
| Krankmeldung | Können sich Beschäftigte selbst krankmelden, und wer wird dann automatisch informiert? |
| eAU | Unterstützt die Lösung den eAU-Abruf direkt oder über eine Schnittstelle? Wenn nicht: Wie gelangt die Information zu dem, der abruft? |
| Entgeltfortzahlung | Zeigt das System an, wann die Entgeltfortzahlung für eine Erkrankung endet? |
| Übergabe an DATEV | Welche Abwesenheitsdaten gehen an DATEV Lohn und Gehalt oder LODAS, in welchem Format und mit welchem Aufwand? |
| Berechtigungen | Sehen Führungskräfte nur „abwesend“, und nur berechtigte Personen den Grund einer Abwesenheit? |
| Bedienung | Können Beschäftigte ohne Schulung Urlaub beantragen und ihren Resturlaub selbst einsehen? |
| Startwerte und Export | Wie übernehmen wir Resturlaub und Ansprüche beim Start, und können wir alle Daten später vollständig exportieren? |
Lassen Sie sich in der Demo einen typischen Monat mit fiktiven Beispieldaten zeigen: ein Urlaubsantrag bei abwesender Führungskraft, eine Krankmeldung mit eAU-Abruf, eine Erkrankung im Urlaub und zum Schluss die Übergabe der Fehlzeiten an die Abrechnung.
Weiterführend: Worauf es bei der HR-Softwareauswahl insgesamt ankommt
Praxisbeispiel
Von der Urlaubsliste zum klaren Ablauf
Ein Unternehmen mit rund 60 Beschäftigten: Urlaub wird auf Papier beantragt und von HR in eine Excel-Liste übertragen. Krankmeldungen gehen per Anruf oder Kurznachricht an die jeweilige Führungskraft. Die Lohnabrechnung erstellt die Steuerberatung in DATEV.
- Ausgangslage
Zum Monatsende fragt die Steuerberatung regelmäßig nach fehlenden Krankheitstagen. Einige eAU werden verspätet abgerufen, weil die Krankmeldung bei der Führungskraft hängen geblieben ist.
- Abläufe klären
Das Unternehmen legt einen einheitlichen Meldeweg für Krankmeldungen fest und klärt mit der Steuerberatung, wer die eAU abruft und bis wann die Abwesenheiten eines Monats vollständig sein müssen.
- Lösung
Urlaub und Krankmeldungen werden künftig im Modul der neu eingeführten Zeiterfassung geführt. Führungskräfte sehen im Teamkalender nur „abwesend“.
- Start
Zum Jahreswechsel werden die Resturlaubsstände übernommen und von den Beschäftigten bestätigt. Ein kurzer Leitfaden erklärt, wie man Urlaub beantragt und sich krankmeldet.
- Monatsabschluss
HR prüft nur noch Auffälligkeiten. Die Fehlzeiten gehen in einem abgestimmten Format an die Steuerberatung, Rückfragen zum Monatsende werden seltener.
Der Nutzen entsteht nicht durch die Software allein, sondern weil Meldewege, Zuständigkeiten und die Übergabe an die Abrechnung vorher eindeutig geregelt wurden.
Vorgehen
Abwesenheitsverwaltung einführen: in sechs Schritten
Abwesenheitsarten festlegen
Legen Sie fest, welche Abwesenheitsarten es gibt und wie sie gezählt und abgerechnet werden. Berücksichtigen Sie Arbeitsverträge, Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen.
Meldewege und Zuständigkeiten regeln
Klären Sie, wie Krankmeldungen eingehen, wer Urlaub freigibt, wer die eAU abruft und wer sich um Sonderfälle kümmert.
Lösung auswählen
Prüfen Sie zuerst vorhandene Systeme und vergleichen Sie dann wenige passende Lösungen anhand Ihrer typischen Fälle.
Berechtigungen und Beteiligte
Legen Sie fest, wer welche Daten sehen darf. Binden Sie Datenschutz, Steuerberatung und gegebenenfalls den Betriebsrat frühzeitig ein.
Startwerte übernehmen
Übernehmen Sie Ansprüche und Resturlaub möglichst zu einem klaren Stichtag, zum Beispiel zum Jahreswechsel, und lassen Sie die Stände bestätigen.
Starten und erklären
Erklären Sie Beschäftigten und Führungskräften die neuen Wege kurz und praxisnah. Prüfen Sie nach den ersten Monatsabschlüssen, ob alles vollständig ankommt.
Urlaub lässt sich planen, Krankheit nicht. Wenn der Weg von der Krankmeldung bis zur eAU und in die Abrechnung klar ist, sind die übrigen Abwesenheitsarten meist schnell geregelt.
Unterstützung
Wie HR Digital Experten Sie unterstützt
New Generation HR arbeitet als externe Personalabteilung täglich mit Urlaubsanträgen, Krankmeldungen und der Vorbereitung der Lohnabrechnung. Deshalb beginnen wir nicht bei der Software, sondern bei Ihren Meldewegen, Zuständigkeiten und dem, was Ihre Lohnabrechnung braucht.
Wir helfen Ihnen, Ihre Abläufe zu klären, eine passende Lösung auszuwählen und die Einführung vorzubereiten. Auf Wunsch übernehmen wir auch die laufende Pflege der Abwesenheiten und die Vorbereitung der Lohnabrechnung. Welche Unterstützung sinnvoll ist, richtet sich nach Ihrem Bedarf und dem vereinbarten Leistungsumfang.
Ihre Ansprechpartner Joana Kommerowski und Martin Kohl bei der New Generation HR unterstützen Sie gerne persönlich.
HR-Erfahrung aus der UnternehmenspraxisMehr über die New Generation HR GmbH
Nächster Schritt
Sie möchten wissen, wo Ihre Abwesenheitsverwaltung heute steht?
Sieben kurze Fragen zu Ihrer aktuellen Personalarbeit und Ihren Zielen bilden die Grundlage für unsere persönliche Ersteinschätzung.
Kostenlosen HR-Digitalisierungs-Check startenMehr zu verwandten Themen: Zeiterfassung digitalisieren und Digitale Personalakte auswählen und einführen
Häufige Fragen
Häufige Fragen zur Abwesenheitsverwaltung
Lohnt sich eine digitale Abwesenheitsverwaltung schon für kleinere Unternehmen?
Ja, oft schon ab etwa 20 Beschäftigten. Spätestens wenn mehrere Führungskräfte Urlaub freigeben, Teilzeitmodelle dazukommen und die Lohnabrechnung extern erstellt wird, spart ein klarer digitaler Ablauf spürbar Abstimmungsaufwand.
Muss der Arbeitgeber die eAU selbst abrufen?
Ja. Bei gesetzlich Versicherten erhalten Arbeitgeber die Bescheinigung nicht mehr automatisch, sondern rufen sie nach einer Krankmeldung einzeln bei der Krankenkasse ab. Das kann Ihr Unternehmen selbst übernehmen oder zum Beispiel Ihre Steuerberatung über das Abrechnungsprogramm. Wichtig ist, dass die Krankmeldung dort rechtzeitig ankommt.
Wie funktioniert der eAU-Abruf technisch?
Der Abruf erfolgt über ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm, etwa DATEV Lohn und Gehalt oder LODAS, oder über das SV-Meldeportal. Einige HR- und Zeiterfassungslösungen binden den Abruf über eine Schnittstelle an.
Was gilt für Privatversicherte?
Für Privatversicherte ist bislang keine eAU vorgesehen. Sie legen ihre Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung weiterhin auf Papier vor. Ihr Ablauf sollte deshalb beide Wege abdecken.
Ab wann muss eine Krankmeldung ärztlich bescheinigt sein?
Nach geltendem Recht in der Regel, wenn die Arbeitsunfähigkeit länger als drei Kalendertage dauert. Arbeitgeber können die Bescheinigung schon früher verlangen. Die Koalition plant eine Bescheinigung ab dem ersten Tag, beschlossen ist das Stand Oktober 2026 noch nicht.
Kann die Software auf den Verfall von Resturlaub hinweisen?
Viele Lösungen können Beschäftigte automatisch an offenen Resturlaub erinnern. Das unterstützt die Hinweispflicht des Arbeitgebers. Prüfen Sie, ob Inhalt und Zeitpunkt der Hinweise zu Ihren Regeln passen und ob sie dokumentiert werden.
Sollten Abwesenheiten und Zeiterfassung im selben System laufen?
Das ist oft sinnvoll, weil jede Abwesenheit Soll-Zeit und Zeitkonto beeinflusst. Notwendig ist es nicht: Eine zuverlässige Schnittstelle kann ausreichen. Entscheidend ist, dass jede Abwesenheit nur einmal erfasst wird.
Muss der Betriebsrat beteiligt werden?
Wenn es einen Betriebsrat gibt, häufig ja, zum Beispiel bei der Einführung technischer Systeme, mit denen sich Verhalten oder Leistung auswerten lassen, und bei Grundsätzen der Urlaubsplanung. Eine frühe Einbindung erleichtert die Einführung.
Wie übernehmen wir bestehende Urlaubsstände?
Am einfachsten zu einem klaren Stichtag, etwa zum Jahreswechsel. Prüfen Sie die Stände vorher, übernehmen Sie sie in die neue Lösung und lassen Sie sie von den Beschäftigten bestätigen. So starten alle mit verlässlichen Werten.
Erhalte ich nach dem HR-Digitalisierungs-Check sofort eine Software-Empfehlung?
Ihre Antworten bilden die Grundlage für eine persönliche Ersteinschätzung. Daraus ergeben sich Orientierung und ein sinnvoller nächster Schritt. Für eine konkrete Softwareauswahl sind meist weitere Informationen zu Ihren Abläufen nötig.
Bringen Sie Klarheit in Urlaub und Krankmeldungen.
Ob Sie die Urlaubsliste ablösen, den Ablauf bei der eAU ordnen oder die Übergabe an DATEV vereinfachen möchten: Ein klarer Blick auf Ihre Abläufe erleichtert den Einstieg. Sieben kurze Fragen bilden die Grundlage für unsere persönliche Ersteinschätzung.
Kostenlosen HR-Digitalisierungs-Check starten